Poradnik ten przygotowaliśmy w kontekście umowy na dokumentację fotograficzną ze ślubu. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby poszczególne jego wskazówki wykorzystać również podczas podpisywania umowy na wykonanie reportażu o innej tematyce (chrzciny, komunie, sesje narzeczeńskie, etc).
Co warto ująć w umowie z parą młodych? Poniższe wskazówki sugerujemy potraktować jako listę kontrolną:
Miejsca reportażu – dokładnie wraz z godzinami
Warto określić w jakich miejscach wykonywane będą poszczególne etapy reportażu, wraz z godzinami pracy. Jeśli w momencie podpisywania umowy nie ma możliwości określenia tych miejsc, warto w umowie zapisać że para młoda ma obowiązek przygotowania tego zestawienia np. na 30 dni przed datą ślubu.
Istotne jest również określenie łącznego czasu pracy na reportażu oraz ustalenie czy fotograf zgadza się na przerwy w czasie pracy (np. część sesji od 8-9 u fryzjera, a później od 11 do 1 w nocy).
Dokładnie opisany przedmiot umowy
W umowie warto zapisać ile zdjęć będzie dostarczone oraz w jakim formacie (często fotografowie nie chcą oddawać plików RAW – co oczywiste, to półprodukt). Na ile to możliwe należy oznaczyć jaką część sesji mogą stanowić zdjęcia czarno-białe – w końcu fotograf nie ma wpływu na wystrój wnętrz, a tylko tego rodzaju fotografie mogą uratować niektóre ujęcia ;)(bo co zrobić gdy w kościele mamy paskudne żółte ściany?). W umowie powinna się znaleźć również informacja o braku możliwości reklamowania tego typu poprawek. Jeśli umowa obejmuje druk odbitek lub przygotowanie foto albumu – to też należy ująć w umowie.
Formy kontaktu z parą młodą + kontakt do rodziny
Na umowie koniecznie należy wpisać jak najwięcej form kontaktu do pary młodej. Numery telefonów, adresy email, adresy zamieszkania. Dodatkowo warto również poprosić o kontakt awaryjny – namiary na osobę, z którą kontaktować się w przypadku gdyby wszystkie inne formy komunikacji zawiodły.
Dlaczego jest to istotne? Czasami zdarza się tak, że ślub zostaje odwołany a młoda para po prostu zapomina poinformować o tym fotografa. Zawsze warto potwierdzić jeszcze raz termin, nawet dzień przed datą ślubu, aby nie podróżować bez powodu na drugi koniec kraju.
Ilość kamerzystów i fotografów
Warto jest uświadomić młodej parze że duża ilość fotografów może zrujnować zdjęcia z najważniejszych chwil (np. kościoła, pierwszego tańca).
Przykład:
Foto: Bartek Wściseł http://stylishwedding.pl/
Sama świadomość takiej sytuacji jest dla młodej pary często wystarczająca i zgadzają się zadbać o to aby wujek z aparatem nie wspomagał fotografa. Dodatkowo warto jest zastrzec, że w przypadku gdy kamerzysta nie chce współpracować podczas ślubu, fotograf nie odpowiada za brak estetyki wybranych kadrów.
Warto też poruszyć kwestię oświetlenia. Kamerzyści stosują przeważnie niekorzystne dla fotografii oświetlenie co rzecz jasna źle wpływa na efekt końcowy fotoreportażu.
Napoje i wyżywienie
Fotograf też człowiek i jeść musi. Ślub i wesele trwają długie godziny, dlatego istotne jest poruszenie kwestii wyżywienia dla fotografa. Czasami wystarczy o tym napomknąć, aby uświadomić młodym, że o czymś zapomnieli ;)
Koszty noclegu i dojazd
Jeśli impreza odbywa się daleko od miejsca zamieszkania, warto ująć w umowie informację o tym kto pokrywa koszty noclegu oraz dojazdu fotografa. W temacie dojazdów warto również doprecyzować w jakim obszarze od miejsca zamieszkania odbywać się będzie sesja plenerowa. Po czyjej stronie leży pokrycie wszelkich kosztów dojazdu?
Terminy realizacji i nie tylko
Bardzo często w umowach znajdują się zapisy typu „Fotograf wykona obróbkę zdjęć do x tygodni od daty ślubu”. Problem polega na tym, że taka umowa nie definiuje co w przypadku gdy termin nie zostanie dotrzymany. Stosujemy wtedy przepisy kodeksu cywilnego. Czyli? Kwestia jest mocno dyskusyjna – można to uprościć. Przykładowo zapis, że za każdy dzień zwłoki cena spada o 1% oraz że maksymalna kara może wynosić 50% daje klarowny obraz sytuacji dla obu stron.
Prawa autorskie oraz do publikacji wizerunku
To obszerny temat na osobny wpis. Najbardziej popularnym rozwiązaniem jest, z tego co nam wiadomo, umieszczenie informacji w umowie, że fotograf udziela określonego rabatu za udzielenie zgody na publikację wizerunku pary młodej. Rabat jest cofany jeśli para młoda się rozmyśli (dopłacają ustaloną kwotę).
A co ze zgodą na udostępnienie wizerunku osób będących na weselu? Przed opublikowaniem zdjęcia musimy poprosić młodą parę o kontakt do osób będących na tych zdjęciach oraz zapewnić sobie ich zgodę.
Kary umowne
W przypadku kar umownych warto znać różnicę pomiędzy zaliczką a zadatkiem. Obie te formy zaliczane są na poczet całościowej opłaty. W przypadku zadatku – jeśli fotograf nie wykona zlecenia – musi zwrócić dwukrotność otrzymanej kwoty. Zaliczka jest jedynie zwracana.
W umowie warto zapisać co dzieje się gdy:
- fotograf nie dotrzyma warunków umowy (nie dojedzie, rozchoruje się, aparat się zepsuje, będzie miał wypadek, zaśpi),
- ślub zostanie odwołany.
Na koniec
Tego wpisu nie należy traktować jako porady prawnej – raczej jako zbiór instrukcji na co zwracać uwagę przy podpisywaniu umowy.
Poniżej umieszczamy również kilka odnośników do przydatnych materiałów. Żaden z nich nie jest idealny ponieważ zazwyczaj umowa jest dokumentem bardzo indywidualnym. Mogą się jednak przydać jako wersja bazowa – start do przygotowania swojej umowy.
- http://fotoprawo.pl/index.php/wzory/
- http://www.fotograf-wesele.pl/umowa_fotograf_slub_wesele,s16.html
- http://wesele.plock.pl/files/Umowa_fotograf.pdf
Chcielibyśmy też zwrócić uwagę na kwestie marketingowe. Długa, rozwlekła umowa pisana trudnym językiem jest czymś co zniechęca do jej podpisania. Warto umowę pisać prostymi słowami, bez używania trudnych prawniczych zwrotów oraz wystrzegając się „oczywistych oczywistości”. Krótkie oraz zwięzłe zapisy są kluczem do dobrej komunikacji z klientem.
Możesz też przygotować umowę w taki sposób, aby była swojego rodzaju prezentacją – prowadziła Cię podczas rozmowy oraz pokazywała z jakiego powodu pewne zapisy się tam znajdują. Przykładowo: informacja o zakazie fotografowania przez innych fotografów oraz rodzinę jest dobrym momentem, aby zaprezentować przykładowe zdjęcia młodej parze i uświadomić ich o dużych trudnościach z wykonaniem dobrego kadru w takiej sytuacji.
O czym zapomnieliśmy? ;-)